L’un des plus grands défis pour une startup est d’atteindre ses objectifs élevés avec des ressources limitées. Trouver un moyen d’aller du point A au point B sans s’écraser et brûler peut être un défi de taille pour le propriétaire.
Il n’y a évidemment pas de formule unique pour réussir, mais l’une des questions centrales auxquelles vous serez confronté sera de savoir comment optimiser votre flux de travail.
Que vous le reconnaissiez ou non, votre startup a un flux de travail. Il ne s’agit peut-être pas d’un processus aussi intensif que pour une entreprise qui fabrique des produits complexes, mais vous développez inévitablement une façon de faire les choses.
Un investissement dans l’optimisation produira des résultats sains et à long terme. Vous ne savez pas par où commencer. Voici quelques suggestions simples mais pratiques :
Identifiez les défis.
Tout commence par l’identification de vos plus grands défis… tant du point de vue de la gestion que de l’exploitation. Si vous n’êtes pas conscient des défis, il est difficile d’optimiser le flux de travail et de tirer une valeur pertinente du processus.
Les défis auxquels votre entreprise est confrontée en termes de flux de travail dépendent de votre secteur d’activité ainsi que de vos forces et faiblesse actuelle. Mais voici quelques-uns des problèmes courants de flux de travail qui ont été identifiés par la recherche IDC :
Des systèmes incompatibles. Saviez-vous que 80 % des chefs d’entreprise ont mis en place des systèmes qui ne communiquent pas avec les autres systèmes et applications internes (sans parler de ceux des partenaires extérieurs) ? Cette situation est particulièrement problématique dans le cas du suivi des documents. Les entreprises qui ont résolu le problème de la « déconnexion des documents » ont vu leurs revenus augmenter de 36 % et leurs coûts diminuer de 30 %.
Des processus de facturation longs. Si vous êtes une petite entreprise en démarrage, il s’agit peut-être d’un processus facile pour l’instant, mais la facturation peut devenir une activité chronophage et exigeante en ressources à mesure que votre entreprise se développe. Le processus de facturation implique des cycles d’approbation, consomme beaucoup de papier et peut nécessiter des efforts considérables pour retrouver les paiements en retard. En aplanissant les difficultés dans ce domaine, vous pouvez faire avancer les choses.
Mauvaise collaboration. Rien n’est plus vital pour une organisation que la communication. Malheureusement, elle peut être étonnamment mauvaise dans certaines entreprises. Le travail à distance a exacerbé le problème. Si vous n’avez pas mis en place de solides systèmes de communication, vous aurez de réelles difficultés à mesure que vos effectifs augmenteront.
Chaque entreprise est confrontée à des défis uniques. Si les trois points ci-dessus ne s’appliquent pas à votre entreprise, cherchez ceux qui s’y appliquent. Tant que vous ne prendrez pas la peine de disséquer honnêtement votre organisation, vous ne serez pas en mesure de l’optimiser de manière substantielle.
Fixez des objectifs.
Une fois que vous avez identifié les défis, concentrez-vous sur les moyens de les surmonter et d’optimiser le flux de travail. Cela commence par la définition d’objectifs tangibles.
Vos objectifs doivent être des objectifs SMART. En d’autres termes, ils doivent être Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels. Ne vous attendez pas à ce que le processus se déroule du jour au lendemain. Cela peut prendre des jours ou des semaines pour trouver des objectifs SMART qui feront avancer votre startup.
Essayez un logiciel de flux de travail.
Vous pouvez prendre de nombreuses mesures pratiques pour optimiser le flux de travail de votre startup, mais il est également possible de rationaliser divers processus à l’aide de logiciels. Plus précisément, vous pourriez vouloir mettre en œuvre un logiciel de flux de travail.
« Le logiciel de workflow numérique fournit aux organisations une technologie stratégique capable de créer et d’exécuter des processus d’affaires inter-entreprises », explique le professionel. « Les flux de travail peuvent être déployés, surveillés et optimiser en permanence les fonctionnalités inter-entreprises dans un environnement mixte de personnes, de contenu et de systèmes. »
Les entreprises aiment les logiciels de workflow en raison de leurs avantages économiques. Non seulement il peut résoudre des problèmes flagrants, mais il peut aussi améliorer la productivité, accroître la visibilité, améliorer la responsabilité et permettre à votre entreprise de réagir plus rapidement au changement.
Utilisez des solutions automatisées.
Outre les logiciels spécifiques aux flux de travail, vous devriez envisager des solutions automatisées pour vous aider à surmonter les problèmes de flux de travail que vous avez identifiés. Vous ne serez probablement pas surpris d’apprendre qu’il existe une solution pour presque tous ces problèmes.
Prenez la facturation. Un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs peut vous aider à automatiser et à rationaliser les flux de travail afin de garantir un accès omniprésent aux données nécessaires sans perte de temps.
Votre plus grand défi sera peut-être la collaboration. Les logiciels de gestion de projet peuvent vous aider à organiser les fichiers et à faciliter une communication transparente d’une équipe à l’autre, sans retard.
Le fait est qu’il existe une solution automatisée pour presque tous les problèmes. Quel que soit le défi auquel vous êtes confronté, il existe un outil qui peut vous aider à le surmonter. Si vous identifiez les défis et fixez des objectifs mesurables, le choix de la bonne solution automatisée devient assez simple.
Normaliser les processus.
La normalisation des processus est au cœur de l’optimisation des flux de travail. Moins vous laissez de place à l’interprétation ou à la variance, plus il est facile de garder le contrôle et de gérer vos ressources.
La clé est de normaliser sans alourdir votre organisation par une bureaucratie inutile. Une trop grande normalisation – surtout au début – peut étouffer la créativité et empêcher votre entreprise d’évoluer vers ce qu’elle doit faire.
Dans une certaine mesure, les processus tels que la facturation, la comptabilité, la planification des employés et la logistique de la chaîne d’approvisionnement peuvent être normalisés, mais veillez à ne pas imposer une trop grande normalisation aux activités créatives telles que le marketing et le développement de produits.
Documentez tout.
L’un des plus grands problèmes des startups est que le turnover peut être élevé au cours des premières années. À moins que vous ne vouliez passer tout votre temps à mettre les nouvelles recrues au courant, il serait sage d’investir dans une bonne documentation.
« Documentez vos procédures afin que vos nouveaux employés puissent se mettre à niveau et être opérationnels dès leurs premiers jours », suggère l’entrepreneur Brian Casel. « Des procédures bien documentées pour toutes les tâches répétitives de votre entreprise faciliteront 100 fois l’entrée en fonction des nouveaux employés. »
Donnez à votre startup le coup de pouce dont elle a besoin.
De nombreuses entreprises ne pensent pas à l’optimisation des flux de travail avant d’avoir déjà développé des processus et d’y être ancrées. Cela peut sembler inutile au début, mais un investissement précoce dans l’optimisation des flux de travail ne doit pas être prématuré. Au contraire, il pourrait être très intelligent.
Il vous donnera l’impulsion nécessaire pour passer en toute confiance du point A au point B… non seulement en ce qui concerne les processus individuels, mais aussi en termes de croissance et de maturation de l’organisation.
L’optimisation des flux de travail commence par la direction de l’entreprise et transforme progressivement le reste de l’organisation. Si vous ne donnez pas la priorité à un flux de travail stratégique et libre qui maximise les ressources et limite le gaspillage, comment voulez-vous que les autres le fassent ? Montrez l’exemple et profitez des résultats.
